L’archivage probatoire pour donner une valeur juridique à vos documents
La progression du numérique dans les entreprises impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant la conservation des documents dans le temps. A la différence des documents papier, les documents dématérialisés – factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, contrats commerciaux, bulletins de paie, brevets… – sont falsifiables.
Dans ce cadre, comment donner à ces documents une valeur juridique ou reconnue par des tiers, non opposables en cas de litige ?
L’archivage probatoire a pour vocation de garantir l’authenticité, l’intégrité des documents et leur lisibilité dans le temps, à des fins de justifications ou contrôles. Le système d’archivage enregistre le cycle de vie de chaque document pour constituer le dossier de preuves de celui-ci, qui pourra être présenté en cas de litige ou contrôle administratif.
Quelles raisons principales poussent les entreprises à recourir à l’archivage probatoire ?
– Assurer une chaîne de confiance tout au long de la vie de l’archive,
– Contrôler l’intégrité des documents conservés et la traçabilité des actions effectuées,
– Anticiper les conséquences désastreuses pour une entreprise en cas de contrôle fiscal, procès, perte de données stratégiques…
